為什麼銀行轉帳很難比對
刷卡付款進來時，訂單資料就附在一起。銀行轉帳進來時，只是對帳單上的一行文字，能連回你那張請款單的線索，全看付款方的財務人員當時輸入了什麼。這就是為什麼對帳是款項入帳之後才開始的獨立工作。
對帳單上的付款人名稱，常常與請款單上的名稱不一致。常見的差異如下。
- 公司的登記全名，而請款單用的是會員平常使用的通用名稱。
- 由母公司、總公司或共享服務中心代為支付當地子公司的款項。
- 個人付款，例如董事從私人帳戶匯款。
- 縮寫或被截斷的字串，因為銀行會把付款人名稱和備註截到固定長度，而且不同文字之間的轉寫也可能改變拼法。
- 完全不同的實體，例如姊妹公司、代理商，或代為結清款項的會計師。
建立比對流程，並為每一筆明細評分
備註欄位也不比名稱可靠。會員會忘記填請款單號碼、填錯號碼，或改填採購單號碼。金額也可能因為匯出銀行或中間銀行扣除手續費而短少。沒有任何單一欄位足以作為證明，所以你需要一套能綜合權衡多項線索的流程。
對每一筆對帳單明細，用同樣的四項檢查、依同樣的順序逐一處理，讓團隊中的兩個人得出同樣的答案。接著為結果評分：通過三或四項檢查的明細可以確信相符；通過兩項的是很可能相符，需要再看一次；只通過一項或一項都沒通過的，就歸入不明款項清單。
- 金額：是否剛好等於某一張未結清的請款單，或同一付款人幾張未結清請款單的合計？金額吻合是強力證據，但不是證明，因為常有好幾位會員要付相同等級的會費。
- 備註：是否含有你認得的請款單號碼、會員編號或公司名稱？未結清的請款單號碼加上正確金額，是你能得到的最強訊號。
- 付款人名稱：是否符合登記全名、通用名稱、已知的母公司，或記錄上的某位聯絡人？為每位會員保留一份已知別名清單，每次釐清一筆有疑問的明細就補進去，下次同樣的明細就能自動比對。
- 日期區間：付款是否在請款單開立之後、且在合理的時間內入帳？跨境匯款可能花較久，所以要放寬區間。付款日期早於請款單出現之前，就不可能是為那張請款單而付。
| 對帳單明細 | 可能對應的請款單 | 可信度 | 處理方式 |
|---|---|---|---|
| 剛好等於某一張未結清請款單的金額，備註有請款單號碼，付款人名稱相符 | 該張請款單 | 高 | 比對並標記為已付款，以銀行入帳日作為付款日。 |
| 剛好等於某一張未結清請款單的金額，沒有備註，付款人名稱不熟悉 | 可能是該張請款單，但其他會員也可能要付同樣的費用 | 低 | 不要標記為已付款。詢問會員或付款方的財務人員，並將這筆明細暫列為不明款項。 |
| 付款人是母公司，備註寫的是子公司的請款單 | 備註所寫的請款單 | 中 | 向會員聯絡人確認母公司確實代為付款，再進行比對，並將該母公司記為已知付款人。 |
| 金額略低於某一張請款單，備註與付款人相符 | 該張請款單，但短付 | 身分確認度高，金額短少 | 記錄這筆付款，短少的差額保持未結，並在沖銷任何金額之前先找出原因。 |
| 單筆金額等於同一會員兩三張未結清請款單的合計 | 這幾張請款單合併 | 中 | 先依匯款通知確認，再明確地分配到各張請款單。 |
| 金額高於某一張請款單，備註與付款人相符 | 該張請款單，但多付 | 身分確認度高，金額超出 | 按請款金額分配，多出的部分作為未分配餘額保留，等會員決定如何處理。 |
| 整數金額的入帳，付款人不熟悉，沒有備註 | 無 | 無 | 放入不明款項清單，並詢問匯款人。不要掛到任何會員名下。 |
處理部分付款、合併付款、短付與多付
實際的付款很少是一筆乾淨的金額對應一張請款單。請事先決定每一種情況的處理方式，寫下來，並且每次都以同樣方式執行。
- 部分付款：套用到它指明的那張請款單，讓餘額維持未結且看得見，並告知會員還剩多少。不要把請款單標記為已付款，也不要讓部分付款悄悄關掉催繳提醒。
- 一筆付款涵蓋多張請款單：找出或索取匯款通知，再把金額分配到特定的請款單。讓那一筆銀行入帳連結到它所結清的每一張請款單，這樣軌跡就能說明這些請款單為什麼一起結案。
- 扣除銀行手續費而導致金額短少：匯出銀行和中間銀行可能扣除手續費，在某些地方付款方也可能預扣稅款，使你帳戶收到的金額少於請款單總額。把短少的部分記為有標示原因的差額，而不是默默調整。要向會員請求補足餘額、自行吸收，或以其他方式入帳，屬於會計上的決定，請與你的會計師確認處理方式。
- 多付：按請款金額分配，把多出來的部分作為餘額保留，並詢問會員要抵用未來的請款單還是退回。退款應與其他任何對外付款走同樣的核准流程。
- 以其他幣別付款：收到的金額會因匯率和換匯手續費而與請款單不同。請與你的會計師約定這個差額如何記錄，並一致地套用這項規則。
絕不憑猜測就把請款單標記為已付款
憑直覺就把請款單標記為已付款，看似無傷大雅，卻會造成三個問題。真正付了款的會員收到催繳提醒，沒付款的會員反而不再被追討。你的應收帳款與銀行帳目逐漸脫節。而這個錯誤往往要幾個月後才浮現，通常是在查核或續約的時候，那時要釐清就困難得多。「已付款」的狀態，應該代表有一筆明確的銀行入帳明細連結到那張請款單，而且你能向財務長說明連結的理由。
無法辨識的入帳款項並不代表失敗。把它放進一份看得見的不明款項清單（可以是試算表的一個工作表，或帳冊中的暫收款科目，依你的會計師偏好而定），並照對帳單原樣記下銀行入帳日期、金額、付款人名稱和備註。接著遵守幾項規則。
- 每一筆暫列的明細都指定負責人與複查日期，避免它沒人看見地擱著。
- 詢問可能的匯款人：先問會員聯絡人，再問付款方的財務人員（告知日期、金額與付款人名稱），如果銀行能提供更多細節，也一併詢問銀行。
- 在有人確認之前，不要把任何款項掛到會員名下。大額或不確定的比對，由第二個人核准，是成本低又有效的控管。
- 每個月底都複查這份清單。不明款項同時也是一項義務，因為可能有人在等收據。
- 如果多次詢問後仍無人認領，要保留多久、之後怎麼處理，這是要請教會計師的問題，不是負責比對的人該決定的。
用檢核表完成月結
月底結帳能避免小差異越滾越大。每個月都用同一份檢核表，並將簽核後的副本與對帳單一併留存。
- 把每個銀行帳戶、每個收款管道的所有對帳單明細都匯入，並確認期初與期末餘額與你的紀錄一致。
- 用上述流程比對每一筆能比對的明細，並套用你的可信度規則。
- 列出每一筆未比對的對帳單明細，以及每一張預期已付款卻沒收到款項的請款單，逐一清除或說明。
- 複查不明款項清單：款項天數、負責人與下一步。
- 確認每一筆短付與多付都已記為有原因的差額。
- 核算總額：已套用到請款單的付款，加上未分配餘額，再加上不明款項，應該等於實際進入銀行的金額。
- 在結帳前由第二個人簽核，再把已對帳的狀況與未結項目交給財務長或財務委員會。
用應收帳款帳齡追蹤尚未結清的款項
已付款項處理完之後，剩下仍未結清的就是你的應收帳款清單。應收帳款帳齡報表會依未結清的時間長短，將未結清請款單分組，讓你一眼看出哪些只是到期，哪些是真的逾期。
在催收任何逾期請款單之前，先檢查不明款項清單，因為會員可能已經付款，而那筆款項正未比對地躺在清單裡。光是這一項檢查，就能避免財務團隊寄出最尷尬的催繳提醒。接著依你的請款週期設定帳齡區間，例如未逾期、逾期 1 至 30 天、31 至 60 天，以及超過 60 天，並對每一區間採取不同的處理方式。
- 剛逾期：寄一則簡短友善的提醒，重述請款單號碼、金額與銀行資料。許多只是會員那邊漏掉了一個步驟。
- 中間區間：由員工或董事會聯絡人親自致電或傳訊，詢問請款單是否送到了對的人手上，以及是否有什麼卡住了付款。
- 最久的區間：升級給財務長或某位董事會聯絡人，並與他們一起決定，在這張請款單仍未結清期間，會員權益是否繼續。
Chamberflow 的角色
Chamberflow 會讀取台灣的銀行對帳單，並提出每一筆付款屬於哪位會員的建議，交由人員確認。會費與活動的請款單放在同一本帳冊上，請款單號碼依序編號，因此每一筆付款都是對照單一一份未結清請款單清單來核對；應收帳款帳齡與逾期請款單也集中在同一處，方便追蹤仍未結清的款項。每個商會都以自己的幣別記帳。
每一筆建議的比對都由人員確認，短付、多付與不明款項的處理決定留給你的員工，至於如何入帳，則由你的會計師決定。