為什麼只靠電子郵件，在這裡無法充分觸及會員
在台灣、泰國和日本，許多人整天都開著 LINE，用來聯絡家人、朋友，而且很常也用於工作。只靠電子郵件接觸會員的商會，要在塞滿供應商郵件、內部往來信件與自動通知的收件匣裡競爭。下週說明會的邀請函，只是一長串清單中的另一行。
雙邊商會與外國商會還會遇到額外的阻力。會員的聯絡人可能是經常出差的資深外派人員，或是在本職工作之外兼辦商會事務的本地同事。企業的郵件過濾器可能默默攔下陌生寄件者的大量郵件，有人換職務時電子郵件地址就失效，而前一晚才公布的場地異動，若直到隔天早上才有人看到，就毫無用處。
商會所寄送的內容中，有許多仍然適合用電子郵件。目標不是取代它，而是為時效重要的訊息增加第二個管道：提醒、會場變更、剩下幾個名額。
使用商會擁有的官方帳號，而不是員工的手機
第一個決定是：這個管道由誰擁有。如果執行長或活動專員用個人 LINE 帳號傳訊息給會員，這段關係、聊天紀錄和聯絡人名單，都會隨著那個人一起離開。會員最後也會持有員工的個人號碼，而商會發出的語氣，會依碰巧由誰傳送而有所不同。
官方商業帳號能解決這個問題，因為寄件者是商會，而不是個人。一開始就要設定妥當：
- 以依職務設置的商會電子郵件地址註冊，也就是寄到辦公室而非某一個人的地址，這樣帳號存取權就不會因人員異動而中斷。
- 至少讓兩位具名人員擁有管理權限，並指定一位董事會層級的擁有者，能在需要時找回帳號，且在人員最後一個工作日移除其權限。
- 統一說話的口吻：用一份簡短的風格說明，涵蓋問候語、結尾署名、語氣的正式程度，以及由誰回覆。
- 決定由誰閱讀回覆。一個只發送、從不回應的帳號，會讓會員學會忽略它。
讓會員主動選擇加入，並把每位會員連結到其紀錄
會員應該自己選擇是否接收商會的訊息。在他們原本就有互動的地方提供這個選擇：報名確認信、活動頁面、歡迎信、門口的 QR 碼或連結，以及申請表或會員入口網站。用一句話說明他們會收到什麼（「活動確認、提醒與緊急異動」），以及大約多久一次。
加入好友只完成了一半的工作。一位好友只是一個顯示名稱，往往是暱稱，完全看不出他們任職於哪家公司。補救的方法是，請每位好友確認一次自己的身分，例如輸入一組簡短的一次性代碼，藉此把他連結到商會的會員紀錄，而不是由員工憑肉眼比對姓名。
一旦建立連結，就能把訊息送到對的人：
- 活動提醒只寄給已報名該活動的人，而不是所有人。
- 聯繫會員公司裡對的窗口：負責活動的人，不一定就是負責發票的人。
- 尊重紀錄中儲存的語言與管道偏好。
- 注意聯絡人是否已離開：當公司告知有人已經離職時，綁定在紀錄上的連結就可以重新檢視。
哪些內容適合 LINE，哪些適合電子郵件
一條簡單的規則：LINE 用於現在就重要的簡短訊息；電子郵件則用於人們會想保存、轉寄、列印或仔細閱讀的內容。需要捲動、附件或表格的訊息，通常應該寄電子郵件，最多再用一行 LINE 訊息提醒對方去看。
不要在 LINE 訊息裡放任何你不希望被轉傳，或被別人在鎖定畫面上瞥見的內容。尚未公布的講者、會員的財務細節，以及任何個人事項，都應該放在別處。
| 訊息類型 | LINE | 電子郵件 | 原因 |
|---|---|---|---|
| 報名確認 | 是，簡短 | 是，附完整細節 | LINE 能讓人立刻安心；電子郵件則是留存的紀錄，附上交通指引和任何附件。 |
| 活動提醒 | 是 | 是，作為備援 | 人們會對手機提示採取行動；電子郵件則涵蓋尚未連結 LINE 的人。 |
| 緊急異動（場地、時間、取消） | 是，優先 | 是，作為後續 | 速度最重要；完整細節再由電子郵件傳達。 |
| 簡短的行動呼籲（剩幾個名額、回覆截止日） | 是，一行文字加一個連結 | 可選 | 它的作用是輕輕提醒，所以一次只請對方做一件事。 |
| 電子報與長篇消息 | 最多只放預告 | 是 | 它們需要篇幅、連結與版面，而且人們會歸檔保存。 |
| 發票與收據 | 最多簡短通知一下 | 是，或透過會員入口網站 | 財務文件需要可保存、可搜尋的紀錄。請確認當地的開立發票規定。 |
| 協議、年度報告、董事會文件 | 否 | 是 | 它們篇幅長又正式，需要附件與簽核。 |
| 敏感事項（欠款、投訴、懲處） | 否 | 是，或打電話 | 這些屬於私密事項，措辭需要謹慎，也應該留下紀錄。 |
訂定發送頻率、休息時段和雙語模式
由於 LINE 就在會員的家人與朋友旁邊，每一則訊息都比電子郵件更有個人感，過度發送也會更快受到懲罰：會員會直接封鎖帳號。請設定上限並確實遵守。合理的模式是，活動週期之外只發送真正的消息，活動前後只發確認、一次提醒和任何緊急異動。把規則寫下來，並在會員選擇加入時告訴他們。
選定休息時段，並套用在所有非緊急的訊息上：深夜、清晨、週末，或你所服務市場的國定假日，都不要發送。如果會員位於多個時區，要以收件者的早晨為準，而不是你的早晨。非上班時段的發送，只留給真正的緊急情況，例如活動取消。
許多商會以兩種語言寫給會員，例如當地語言和英文。在 LINE 上，每多一行就多一段捲動，所以這需要紀律：
- 記錄每位聯絡人偏好的語言並以該語言發送，而不是對所有人都發送兩種語言。
- 必須兩種語言都發送時，每個版本控制在幾行以內，以相同的順序陳述相同的事實，並把兩種語言清楚分開。
- 凡涉及日期、金額或義務的內容，請由母語人士檢查翻譯，不要直接發布未經修潤的機器翻譯。
- 日期、時間與時區要寫得毫不含糊，並且同時附上當地文字的場地名稱，讓計程車司機或地圖能找到。
尊重同意、讓退出容易，並衡量哪些做法有效
同意既是原則問題，也是法律問題。在原則上，會員應該知道是誰在傳訊息給他們、會收到什麼、多久一次，並且已經同意。個人資料保護與電子行銷的規定在台灣、泰國和日本各不相同，而且可能把服務訊息（關於你已報名的活動）與宣傳訊息區別對待。本指南無法說明這些界線對你的商會落在何處，所以請向相關主管機關或合格的顧問確認現行規定，並記錄每位會員何時、以何種方式選擇加入。
讓退出和加入一樣容易。在歡迎訊息中說明如何停止接收訊息，並立即照辦，也讓會員可以不收 LINE 但保留電子郵件，或反過來。一位因為惱火而封鎖帳號的會員，就再也無法透過緊急異動通知聯絡到。不要只因為你持有會員的電話號碼，就把他們加入帳號或群組聊天室。
衡量成果，而不只是發送量：
- 連結率：在報名活動的聯絡人中，有多少比例已將 LINE 連結到其紀錄？
- 每種訊息類型之後的刪除好友與封鎖數：某一類訊息後數字上升，就說明會員不喜歡什麼。
- 活動成果：比較新增 LINE 提醒前後、條件相近的活動之報名時間與未出席人數，並留意樣本太小，以及像講者這類一次性的影響。
- 員工負擔：活動當天，詢問「在哪裡？」或「幾點？」的會員是否變少了？
Chamberflow 的角色
Chamberflow 讓商會連接自己的 LINE 官方帳號，因此寄件者是商會，而不是員工的手機。會員用一組代碼把自己的 LINE 連結到會員紀錄，之後除了電子郵件，也會在 LINE 上收到活動提醒；報名確認則以電子郵件寄送。針對會員分群的電子郵件行銷活動是另一項獨立的工具，用於上述較長篇的訊息。
它不會替你制定溝通政策。要傳給會員什麼內容、用哪種語言、多久一次、在哪個時段，仍由員工決定；LINE 連線涵蓋的是活動提醒，而不是電子報、發票或長篇文件。