為什麼免費報名的人會不出現
免費報名只花參加者幾秒鐘，也不需要承諾任何事。它只是爭奪同一個晚上的眾多邀約之一，所以當有更急迫的事情出現，它就是最容易被放掉的那一個。付費名額的情況通常不同，因為參加者已經認定這場活動有價值。
要把人們缺席的原因分開來看，因為每一種原因的解法都不同。把每一次未出席都當成沒興趣，結果可能是祭出懲罰，而其實更好的提醒就能解決問題。
| 沒來的原因 | 看起來像什麼 | 最有效的做法 |
|---|---|---|
| 忘記了 | 幾週前報名後就再沒收到任何消息 | 提醒、行事曆邀請、手機上的票券 |
| 行程衝突 | 本來打算來，但被會議或班機擋住 | 容易釋出名額的方式，加上候補名單 |
| 沒有承諾 | 免費名額，不來也沒有任何成本 | 小額費用、押金，或會員專屬的免費名額 |
| 找不到資訊 | 弄丟了場地、時間或線上連結 | 每則訊息都附上相同的資訊與加入連結 |
| 失去興趣 | 議程有變動，或這場活動本來就不太重要 | 清楚的參加理由，以及親自邀請 |
讓報名有分量：收費、押金與會員專屬名額
要讓一次報名變得有意義，最直接的方式是附上一點成本。它不必是獲利項目；重點是讓這個人做出了決定。
用白話把政策寫在報名頁面和確認信中，例如名額是以報名者的名字保留，而在所載明的截止時間之前釋出名額是免費的。活動結束後才宣布的規定感覺像處罰；事先公布的規定，則感覺像是本來就這樣運作。
費用、退款，以及沒退還的押金在稅務上如何處理，各國不同，所以請先向顧問或相關主管機關確認現行規定。對來賓而言很平常的收費，對已經繳會費的會員可能會顯得奇怪，這就是為什麼值得考慮提供會員專屬免費名額，而對來賓收費。
| 做法 | 運作方式 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 小額票價 | 對原本免費的活動收取少量費用 | 太高就變成定價決策；請款單與收據的作業仍然適用 |
| 可退還的押金 | 報名時收取，出席後退還，未出席的處理方式寫在你公布的條款中 | 退款需要員工時間，而保留押金的規定因你所在的司法管轄區而異 |
| 會員專屬免費名額 | 會員免費參加，來賓與非會員付費 | 會員仍可能未出席，所以提醒與釋出名額的請求依然重要 |
| 免費但設有釋出期限 | 仍然免費，但每個名額以姓名保留，並訂有明確的退回截止時間 | 這是最弱的承諾，所以要搭配有力的提醒和候補名單 |
寄出人們真的會看到的提醒
確認信很容易被埋沒。提醒要有效，必須送到參加者本來就會看的地方，並帶上到場所需的一切：日期、時間、地址或加入連結，以及抵達後該做什麼。
行事曆檔案是最被低估的工具。活動一旦出現在參加者自己的行事曆裡，就會在同一個畫面上與他們其他的行程競爭，衝突在活動當天之前就會顯現。如果時間或場地有變動，請寄出新的檔案，並說明這一點。
依會員實際閱讀訊息的地方來選擇管道，而不是依哪個最容易發送。在亞洲許多地方，那就是 LINE，許多會員除了私人聊天，也用它處理工作；而電子郵件則是訊息等著被稍後閱讀的地方。如果兩種管道都能觸及對方，就讓通訊軟體負責提醒，讓電子郵件負責帶上詳細資訊。只透過對方同意接收你訊息的管道發訊，並確認當地關於同意的個人資料保護規定。
存在參加者手機上的票券還有另一個好處：在門口，沒有人需要翻遍收件匣去找確認信。
| 時間點 | 寄什麼 | 目的 |
|---|---|---|
| 報名後立刻 | 確認信，附行事曆檔案、場地資訊，如果你有發行手機票券，也一併附上 | 讓活動進入參加者自己的行事曆，並給他們一樣容易找到的東西 |
| 約一週前（較大型或有座位的活動） | 一則簡短的「還會來嗎？」通知，附上一鍵釋出名額的方式 | 及早釋出名額，讓候補名單來得及遞補 |
| 前一天 | 時間、地址或加入連結、入口說明，以及遇到問題的聯絡窗口 | 抓出忘記的人，並讓抵達順利 |
| 當天早上（線上活動或行程緊湊時） | 一則簡短通知，加入連結放在最上面 | 把連結放在關鍵時刻他們會看的地方 |
讓釋出名額變得容易，並設置候補名單
知道自己無法出席的人，通常只有在告訴你毫不費力、而且不像認罪的時候，才會告訴你。在每一則訊息中都放上釋出名額的選項：一句清楚的話（「如果您無法再出席，請於週四中午前告知我們，以便將您的名額讓給其他人」），以及一個不需登入的連結或回覆信箱。
截止時間由你自己設定：有座位的晚宴要早一些，因為場地需要最終人數，而且候補名單需要時間來填補空缺；站立式酒會則可以晚一些。
候補名單能把每一次釋出的名額變成坐滿的座位。活動額滿時就立刻開放候補，而不是關閉報名；老實告訴候補者他們尚未確定錄取，名額空出時，給下一位一個簡短的時間窗口來接受。順序要公平，並讓員工看得到。
- 在描述活動的每個地方都註明釋出名額的截止時間，而不只是寫在確認信裡。
- 感謝釋出名額的人。他們是在幫你的忙，而且他們以後還會再這麼做。
- 對於公司整桌預訂，請預訂者及早提供來賓姓名，並請對方派代理人出席，而不是讓座位空著。
- 只有站立式活動才可以略微超額接受報名，而且要等你自己的簽到紀錄能告訴你預期狀況之後才這麼做。有座位的晚宴，則改用候補名單。
線上活動：把加入連結放在大家會看的地方
線上活動有它自己特有的失誤：本來打算參加的人找不到連結。把同一個連結放在參加者可能查看的每個地方：確認信、行事曆邀請、前一天的提醒，以及開始前不久的簡短通知。
- 整場活動使用同一個連結，這樣先前的訊息永遠不會過期。
- 開始時間要附上時區。對雙邊商會而言，同時顯示本國市場與夥伴市場的時間。
- 說明連結失效時該怎麼辦，並指定一位聯絡人或提供回覆信箱。
- 謹慎決定是否讓報名者收到錄影。它會降低略過直播場次的成本，所以請說明錄影的用途。
- 以實際加入的人數，而不是報名人數，來衡量線上活動的未出席。
衡量你的未出席率並後續跟進
你無法改善只靠估計的事。在門口，以 QR 掃描或手動方式記錄誰到了，並與報名名單比對。現場臨時到場的人要另外計算，才不會掩蓋落差。
只定義一次比率，並保持固定：已確認的報名者中，既沒有出席、也沒有在截止時間前釋出名額的人所占的比例。把晚期取消另外當作一個數字追蹤，因為它們比無聲無息的未出席更容易處理。拿你自己的活動做歷時比較，而不是追逐外部的數字，因為沒有任何單一基準適用於每個商會。
接著在一兩天內寄出一則簡短友善的訊息：「很遺憾沒見到您」、附上簡報或錄影的連結（如果有的話），以及一個開放式的問題，詢問是否有什麼事情擋住了。記錄對方的回答。一次未出席只是雜訊；一家公司反覆報名卻不來，是在告訴你一些關於活動或它與商會關係的事，所以請把這件事分享給負責會員事務的人。
| 資料切分方式 | 它回答的問題 |
|---|---|
| 免費與付費活動 | 收費真的會改變你的會員的出席情況嗎？ |
| 會員與來賓 | 哪一群人需要不同的政策？ |
| 報名提前天數 | 提早報名的人是否會漸漸流失，因而需要中途提醒？ |
| 日期、時段與形式 | 晚間、午餐時段、現場或線上的活動，哪一種流失更多人？ |
| 提醒管道 | 透過通訊軟體觸及的人，是否比只收到電子郵件的人更常出席？ |
Chamberflow 的角色
Chamberflow 的公開活動頁面可在不需登入的情況下受理報名與售票，每封報名確認信都附有行事曆檔案，線上活動還會附上加入連結。每場活動的前一天會寄出提醒電子郵件，並附上行事曆檔案。商會可以串接自己的 LINE 官方帳號：會員用一組代碼把自己的 LINE 與會員記錄綁定，之後除了電子郵件，也會在 LINE 上收到活動提醒；報名確認則以電子郵件寄送。在已開啟 Apple Wallet 票券的情況下，來賓也可以把票券加入 Apple Wallet。
活動當天，QR 與手動簽到可在門口顯示即時出席人數，志工或夥伴組織的員工等活動管理人，可以取得一條經簽署、可撤銷的連結，進入隱藏所有金額數字的門口畫面。公司可以預訂整桌並填寫來賓姓名。本指南中的各項政策仍由你的員工決定：是否收費或收取押金、釋出多少名額、後續跟進的內容寫什麼，以及由誰收到。